Koszty Pośrednie w Budownictwie: Jak Obliczyć i Zapewnić Rentowność Twojej Firmy Remontowej

tu znowu Piotrek z Budowalki. W poprzednim artykule omówiliśmy bezpośrednie koszty związane z “wyprodukowaniem” remontu. To były tak zwane koszty COGS (Cost of Goods Sold), czyli koszty wytworzenia. Większość budowlańców licząc opłacalność prac skupia się tylko na tych bezpośrednich kosztach związanych z zrobieniem projektu. Ale koszty bezpośrednie dają tylko połowiczny obraz sytuacji firmy.

Aby mieć pełną wiedzę, czy projekt był opłacalny, należy do tego doliczyć koszty pośrednie (zwane czasem stałymi). Należy je odpowiednio rozdzielić na poszczególne projekty i właśnie o tym będzie dzisiejszy artykuł. W kolejnym zajmiemy się również marżą i negocjacjami z klientami. To właśnie te elementy często decydują o tym, czy Twoja firma będzie prosperować, czy ledwo wiązać koniec z końcem.

Koszty pośrednie - klucz do pełnego obrazu finansów

Koszty pośrednie to wszystkie te wydatki, które ponosisz, nawet gdy nie masz żadnego zlecenia. Często są pomijane w wycenach, a to błąd, który może kosztować Cię fortunę.

Co wlicza się do kosztów pośrednich?

1. Czynsz za biuro lub magazyn
2. Pensje pracowników biurowych
3. Ubezpieczenia
4. Marketing i reklama
5. Koszty prowadzenia księgowości
6. Amortyzacja sprzętu biurowego
7. Opłaty za telefon i internet
8. Twoja pensja jako właściciela (tak, musisz sobie płacić!)

Jak uwzględnić koszty pośrednie w wycenie projektu remontowego lub budowlanego?

Istnieje kilka metod, które pozwolą Ci precyzyjnie oszacować i uwzględnić koszty pośrednie w Twoich wycenach. Przyjrzyjmy się im dokładniej:

1. Metoda procentowa

To najprostsza i najczęściej stosowana metoda, szczególnie wśród małych firm. Polega ona na dodaniu określonego procentu kosztów pośrednich do bezpośrednich kosztów projektu.

Jak to działa:

1. Oblicz swoje roczne koszty pośrednie (np. 200 000 zł)
2. Oblicz swoje roczne koszty bezpośrednie (np. 500 000 zł)
3. Podziel koszty pośrednie przez bezpośrednie: 200 000 zł / 500 000 zł = 40%
4. Przy każdej wycenie dodaj 40% do kosztów bezpośrednich projektu

Przykład: Projekt ma koszty bezpośrednie 50 000 zł. Dodajesz do tego 40%, czyli 20 000 zł na pokrycie kosztów pośrednich.

Zalety:

• Łatwa do zrozumienia i zastosowania, nawet dla małych firm.
• Łatwa do wytłumaczenia klientom
• Pozwala na szybkie oszacowanie kosztów pośrednich.
• Procent można dostosować do specyfiki firmy i projektu.

Wady:

• Może być niedokładna dla projektów znacznie różniących się od typowych dla Twojej firmy
• Firmy mogą zbyt długo polegać na ustalonym procencie, nie aktualizując go odpowiednio do zmian w strukturze kosztów

Metoda procentowa, choć prosta, wymaga ostrożności w stosowaniu. Firmy powinny regularnie analizować swoje koszty pośrednie i bezpośrednie, aby upewnić się, że stosowany procent nadal odzwierciedla rzeczywistą strukturę kosztów. W przypadku bardziej złożonych lub nietypowych projektów, warto rozważyć uzupełnienie tej metody innymi sposobami kalkulacji kosztów pośrednich, aby zapewnić bardziej precyzyjną wycenę.

2. Metoda stawki godzinowej

Ta metoda jest bardziej precyzyjna, ale wymaga dokładnego śledzenia czasu pracy.

Jak to działa:

1. Oblicz swoje roczne koszty pośrednie (np. 200 000 zł)
2. Oszacuj roczną liczbę godzin prac, którą możesz wyfakturować. Średnio rocznie mamy około 2000 godzin na pracownika. Powiedzmy, że masz 5 pracowników - daje to 10 000 godzin, które można “wypracować”
3. Podziel koszty pośrednie przez liczbę godzin: 200 000 zł / 10 000 h = 20 zł/h
4. Dodaj tę stawkę do każdej godziny pracy nad projektem

Przykład: Projekt wymaga 500 godzin pracy. Dodajesz 500 h * 20 zł/h = 10 000 zł na pokrycie kosztów pośrednich.

Zalety:

• Bardziej precyzyjna niż metoda procentowa
• Sprawiedliwie rozdziela koszty na projekty w zależności od ich pracochłonności

Wady:

• Wymaga dokładnego śledzenia czasu pracy

3. Alokacja na podstawie czasu trwania projektu

Ta metoda jest szczególnie przydatna dla firm realizujących długoterminowe projekty.

Jak to działa:

1. Oblicz swoje miesięczne koszty pośrednie (np. 20 000 zł)
2. Oszacuj, jaki procent miesiąca zajmie dany projekt (np. 25%)
3. Przypisz odpowiedni procent kosztów pośrednich do projektu

Przykład: Projekt trwa 25% miesiąca. Przypisujesz mu 25% * 20 000 zł = 5 000 zł kosztów pośrednich.

Zalety:

• Uwzględnia długość trwania projektu
• Dobra dla firm z regularnymi, miesięcznymi kosztami pośrednimi

Wady:

• Może być niedokładna dla projektów wymagających różnego zaangażowania zasobów w różnych fazach

4. Metoda kosztów jednostkowych

Ta metoda jest szczególnie przydatna dla firm specjalizujących się w konkretnych typach prac.

Jak to działa:

1. Wybierz jednostkę miary typową dla Twoich projektów (np. m² powierzchni remontowanej)
2. Oblicz roczne koszty pośrednie (np. 200 000 zł)
3. Oblicz roczną “produkcję” w wybranej jednostce (np. 5000 m²)
4. Podziel koszty pośrednie przez “produkcję”: 200 000 zł / 5000 m² = 40 zł/m²

Przykład: Projekt obejmuje remont 100 m². Dodajesz 100 m² * 40 zł/m² = 4000 zł na pokrycie kosztów pośrednich.

Zalety:

• Bardzo precyzyjna dla firm specjalizujących się w konkretnych typach prac
• Łatwa do zastosowania w wycenach
• Łatwa w aktualizacji - Koszt jednostkowy można regularnie aktualizować, co zwiększa dokładność wyceny.

Wady:

• Może być trudna do zastosowania dla firm wykonujących bardzo zróżnicowane prace
• Wymaga dokładnego śledzenia i analizy kosztów pośrednich

Metoda kosztów jednostkowych jest szczególnie przydatna dla firm realizujących projekty o podobnym charakterze i skali. Pozwala ona na bardziej precyzyjne oszacowanie kosztów pośrednich niż metoda procentowa, jednocześnie będąc łatwiejszą w implementacji niż zaawansowane metody alokacji kosztów.

Praktyczne wskazówki

1. Regularnie aktualizuj swoje obliczenia: Koszty pośrednie mogą się zmieniać w czasie. Przeliczaj je co najmniej raz w roku.

2. Uwzględnij sezonowość: Jeśli Twoja firma ma okresy przestoju, może to wpływać na koszty pośrednie. Rozważ obliczanie różnych stawek dla różnych okresów roku.

3. Monitoruj rzeczywiste koszty: Po zakończeniu projektu porównaj rzeczywiste koszty z szacunkami. To pomoże Ci udoskonalić Twoje wyceny.

4. Bądź elastyczny: Różne metody mogą być odpowiednie dla różnych typów projektów. Nie bój się stosować kilku metod równolegle.

5. Korzystaj z narzędzi: Programy takie jak BAZA DOWODZENIA mogą znacznie ułatwić śledzenie i przypisywanie kosztów pośrednich do projektów.

Pamiętaj, że prawidłowe uwzględnienie kosztów pośrednich to klucz do rentowności Twojej firmy. Nie bój się wliczać ich w wyceny - to nie jest “dodatkowy koszt”, ale niezbędny element prowadzenia biznesu. Klienci, którzy rozumieją wartość Twojej pracy, zaakceptują te koszty jako część profesjonalnej usługi.

Podsumowanie

Wycena to skomplikowany proces, który wymaga uwzględnienia wielu czynników. Koszty bezpośrednie to tylko początek. Dodanie kosztów pośrednich, ustalenie odpowiedniej marży i umiejętne negocjacje z klientem to elementy, które decydują o prawdziwej opłacalności projektu i długoterminowym sukcesie Twojej firmy.

Pamiętaj, że celem nie jest zdobycie każdego możliwego zlecenia, ale tych, które są opłacalne i pozwolą Twojej firmie się rozwijać. Czasem odmowa nieopłacalnego zlecenia to najlepsza decyzja, jaką możesz podjąć.

Systematyczne zbieranie i analizowanie danych o kosztach i wynikach finansowych projektów, pozwoli Ci z czasem doskonalić proces wyceny. Z każdym projektem będziesz coraz lepiej rozumieć, co się opłaca, a co nie. To właśnie ta wiedza odróżnia prosperujące firmy od tych, które ledwo wiążą koniec z końcem.

Trzymaj się i do usłyszenia!

Piotrek

PS: A jak Ty radzisz sobie z uwzględnianiem kosztów pośrednich? Masz jakieś sprawdzone techniki? Daj znać w odpowiedzi na tego maila!