“Analiza dokumentów zajmuje cały dzień”
Patryk prowadzi firmę budowlaną, roboty ziemne i budownictwo kubaturowe, głównie przetargi publiczne. Każdy przetarg to setki stron PDF: Specyfikacja Warunków Zamówienia, dokumentacja projektowa, przedmiary, wzory umów.
Analiza jednego SWZ zajmuje cały dzień. Czytasz stronę po stronie, szukasz terminów, wymagań, kar umownych, warunków waloryzacji. Przy 2-3 przetargach tygodniowo to pełnoetatowe zajęcie. Tylko na CZYTANIE.
A potem jeszcze trzeba wycenić.
Liczby z branży przetargowej
Zanim przejdziemy dalej, kilka liczb. To nie są dane z internetu, to jest to co widzę u firm z którymi pracuję:
- Typowy obrót firmy przetargowej: 3 000 000 - 30 000 000 zł rocznie
- Liczba analizowanych przetargów: 100-150 rocznie, z czego firma startuje w 30-50%
- Czas analizy jednego SWZ: 6-10 godzin (czytanie, notatki, konsultacje, decyzja)
- Liczba aktywnych projektów jednocześnie: 5-12, każdy z własnym budżetem, harmonogramem i podwykonawcami
- Marża netto: planowana 8-12%, realna po rozliczeniu: 3-6%
- Błąd w wycenie przy przetargu za 5 milionów: 5% w dół = 250 000 zł straty, 5% w górę = nie wygrywasz
- Średni czas na odpowiedź na zapytanie podwykonawcy: 2-5 dni (w tym czasie podwykonawca bierze inne zlecenie)
Te liczby nie muszą być dokładnie Twoje. Ale jeśli choć 2-3 z nich brzmią znajomo, czytaj dalej.
Trzy problemy i jak je rozwiązuję
1. Dzień czytania na 5 minut decyzji
Patryk czyta SWZ cały dzień. Na koniec podejmuje decyzję w 5 minut: startujemy albo nie. Dzień pracy na 5 minut decyzji.
Przy 100-150 przetargach rocznie to pół roku pracy samego czytania dokumentacji. Pół roku. Nie budowania, nie zarządzania firmą, nie szukania nowych zleceń. Siedzenie nad PDF-ami.
I to nie jest kwestia kompetencji. SWZ jest tak napisane, że kluczowe informacje są rozproszone po setkach stron. Kary umowne na stronie 87, warunki waloryzacji na stronie 134, wymagane referencje w załączniku nr 6. Pominiesz jedno zdanie i dowiesz się o problemie po podpisaniu umowy. A wtedy jest za późno.
Do tego dochodzi presja czasu. Termin składania ofert za 10 dni, masz 3 przetargi do przeanalizowania, a jeszcze trzeba policzyć kosztorys i skompletować dokumenty. Któryś z tych przetargów analizujesz pobieżnie. I albo startujesz w czymś nieopłacalnym, albo odpuszczasz coś co mogłoby być świetnym projektem.
Buduję system w którym wysyłasz PDF, a w kilkanaście minut dostajesz podsumowanie na jednej stronie: termin, wymagania techniczne, kryteria oceny, kary umowne, wadium, wymagane referencje, warunki waloryzacji, klauzule podwykonawstwa. System zna PZP, rozumie tryby przetargowe, identyfikuje ryzyka. Decyzja w kwadrans zamiast po 8 godzinach. Nie zastępuje prawnika, ale wyciąga 90% informacji potrzebnych do decyzji: startować czy nie.
2. Faktury w samochodach, koszty po fakcie
Ekipa kupuje materiały, paragon ląduje w schowku. Faktura za beton trafia pod siedzenie. Rozliczenie projektu? Po zakończeniu, i zawsze wychodzi drożej niż w ofercie.
Przy przetargu za 5 milionów, błąd 5% w wycenie to 250 tysięcy. Jeśli w dół, pracujesz za darmo albo dopłacasz. Jeśli w górę, nie wygrywasz przetargu. Okno jest wąskie, a wycena oparta na przeczuciu trafia w to okno rzadko.
Problem pogłębia się ze skalą. Przy 5-12 aktywnych projektach jednocześnie, każdy z dziesiątkami pozycji kosztorysu, setkami faktur, kilkunastoma podwykonawcami, nikt nie jest w stanie śledzić kosztów na bieżąco w Excelu. Faktura za transport kruszywa leży tydzień w samochodzie kierowcy. Podwykonawca wystawia fakturę za robociznę z 2-tygodniowym opóźnieniem. Koszty paliwa są rozliczane zbiorczo na koniec miesiąca, bez przypisania do projektu. W efekcie realny koszt projektu znasz dopiero po zakończeniu. A wtedy możesz tylko policzyć ile straciłeś.
Tworzę system w którym robisz zdjęcie faktury, system ją czyta i przypisuje do projektu i pozycji kosztorysu. Na bieżąco widzisz: budżet vs. wykonanie per projekt, per pozycja kosztorysu. Kiedy koszty przekraczają plan o ustalony próg, dostajesz alert. Nie niespodziankę po 6 miesiącach, tylko informację w dniu kiedy jeszcze możesz zareagować.
3. Przy tej skali ręcznie się nie da
2-3 przetargi tygodniowo. 5-12 aktywnych projektów jednocześnie. Dziesiątki podwykonawców. Setki faktur miesięcznie. Tysiące stron dokumentacji.
To nie jest skala dla Excela i głowy. Ale tak pracuje większość firm przetargowych w Polsce. Właściciel albo specjalista ds. przetargów trzyma wszystko w arkuszach, mailach i pamięci. Działa, dopóki nie odejdzie jedna osoba. Wtedy okazuje się, że wiedza o warunkach umów, ustaleniach z podwykonawcami i statusie projektów była w czyjejś głowie, nie w systemie.
Niektóre firmy szukają ERP za setki tysięcy. Ale ERP wdraża się rok i wymaga zespołu IT do utrzymania. W trakcie wdrożenia firma musi pracować starymi metodami i jednocześnie uczyć się nowych. Większość wdrożeń ERP w budowlance kończy się tym, że ludzie używają 10% systemu, a resztę omijają, bo jest za skomplikowana.
Buduję systemy modułowe. Analiza przetargów działa w tydzień, finanse w kilka dni, pipeline w dwa dni. Włączasz to czego potrzebujesz, kiedy potrzebujesz. Nie wdrażasz monolitu, nie czekasz rok. Płacisz za to czego używasz. Skalujesz gdy rośniesz. Jeśli za pół roku potrzebujesz czegoś nowego, dobudowujemy.
Jak wygląda dzień po wdrożeniu
Poniedziałek, 7:30 rano. Na telefonie masz podsumowanie: 7 aktywnych projektów, marża per projekt, 2 nowe przetargi do przejrzenia, 1 faktura do akceptacji.
O 8:00 otwierasz nowy przetarg. Zamiast siadać do setek stron PDF, wysyłasz dokument do systemu. W kwadrans masz podsumowanie na jednej stronie: termin za 12 dni, wadium 50 000 zł, wymagane referencje na 3 projekty powyżej 2 milionów, kary umowne 0,2% dziennie, waloryzacja kwartalna. Decyzja: startujemy. Teraz możesz zacząć kosztorys, a nie dopiero czytanie.
O 11:00 kierownik budowy robi zdjęcie faktury za stal zbrojeniową. System ją przypisuje do projektu, porównuje z pozycją kosztorysu. Projekt jest 3% ponad plan na stali. Wiesz o tym dzisiaj.
W środę przychodzi zapytanie od potencjalnego podwykonawcy. System zapisuje kontakt, przypisuje specjalizację. Za 2 tygodnie, kiedy będziesz szukał ekipy do nowego projektu, nie przeglądasz notatek, tylko filtrujesz bazę po specjalizacji i lokalizacji.
W piątek tygodniowy przegląd. Widzisz które projekty są na plusie, które zbliżają się do granicy. Jeden projekt ma problem z terminami, podwykonawca się spóźnia. Reagujesz zanim opóźnienie przerodzi się w kary umowne.
Co się zmienia?
| Teraz | Po wdrożeniu |
|---|---|
| Cały dzień na jeden SWZ | Podsumowanie w kilkanaście minut |
| Faktury w samochodach | Zdjęcie, przypisanie do projektu, porównanie z budżetem |
| Koszty znasz po zakończeniu | Budżet vs. wykonanie na bieżąco, alerty przy przekroczeniach |
| Excel i głowa przy milionowych obrotach | System który skaluje się z firmą |
| Wiedza o projektach w głowie jednej osoby | Wszystko w jednym miejscu, dostępne dla zespołu |
Następny krok
Umów 30 minut rozmowy. Opowiesz mi o swojej firmie, ja powiem Ci co mogę zrobić. Bez zobowiązań, bez sprzedaży na siłę.