Chaos w budowlance: Jak zarządzać nieprzewidywalnością i nie zwariować

Dziś pogadamy o czymś, co każdy budowlaniec zna aż za dobrze - o tym cholernym chaosie, który potrafi wywrócić do góry nogami nawet najlepiej ułożony plan.

Pamiętasz jak to było na początku? Ja pamiętam, jakby to było wczoraj. Siedziałem w tym swoim magazynie w Szwecji, rozkładałem turystyczne łóżko obok biurka i myślałem, że mam wszystko pod kontrolą. Ha! Życie szybko zweryfikowało moje plany.

Rzeczywistość budowlańca: chaos kontrolowany

Widzisz, w budowlance to jest jak w dżungli. Nigdy nie wiesz, co za rogiem na Ciebie wyskoczy:

• Pracownik się spóźnia… i zawsze ma jakieś wytłumaczenie, w które nikt nie wierzy, ale przymyka oko.
• Inny przychodzi na kacu, bo “wesele kuzyna było”.
• Hurtownia nagle stwierdza, że materiału “nie ma na stanie”, chociaż dostawa miała być 2 godziny temu.
• Odkrywasz, że poprzedni “fachowcy” zrobili taką fuszerkę, że musisz pół roboty rozebrać i zacząć od nowa.

I co teraz? Przecież miałeś plan! Harmonogram! Excel pięknie wyglądał, a tu takie jaja.

Plan to nie wyrok, to mapa

No właśnie. I tu dochodzimy do sedna sprawy. Plan to nie jest wyrok. To nie jest coś, czego musimy się trzymać za wszelką cenę.

Plan to mapa.

Wyobraź sobie, że jedziesz samochodem. Masz GPS, który pokazuje Ci trasę. I nagle - bum! Roboty drogowe. Objazd. Co robisz? Wyłączasz GPS i jedziesz na ślepo? Nie! Skręcasz w obiazd, a GPS wyszukuje nową trasę.

Tak samo jest z planem w firmie. On Ci pokazuje, dokąd zmierzasz. Ale jak po drodze pojawią się przeszkody, to go modyfikujesz. Nie rezygnujesz z celu, tylko szukasz innej drogi.

Elastyczne podejście do planowania

Więc jak to robić w praktyce? Oto kilka sposobów:

1. Planuj z buforem Wiesz, że zawsze coś może pójść nie tak. Więc daj sobie trochę luzu. Jeśli myślisz, że robota zajmie tydzień, zaplanuj 8-9 dni. Lepiej skończyć wcześniej niż się spóźnić.
2. Miej plan B (i C, i D…) Zawsze myśl, co może pójść nie tak. I miej gotowe alternatywy. Dostawca zawalił? Miej w zanadrzu numer do innego. Pracownik się rozchorował? Wiedz, kogo możesz wezwać na zastępstwo.
3. Komunikuj się jak szalony Informuj klienta o postępach. Codziennie. Nawet jak wszystko idzie zgodnie z planem. Bo jak coś pójdzie nie tak, to klient będzie wiedział, że to wyjątek, a nie reguła.
4. Ucz się na błędach Coś poszło nie tak? Nie tylko napraw problem, ale zastanów się, jak go uniknąć w przyszłości. Może warto zmienić dostawcę? Albo zatrudnić kogoś nowego?
5. Bądź gotowy na improwizację Czasem trzeba będzie podjąć szybką decyzję. I to jest OK. Ale pamiętaj - improwizujesz w ramach planu, nie zamiast niego.

Dlaczego warto planować, skoro i tak wszystko się sypie?

Bo bez planu jesteś jak statek bez steru. Możesz płynąć, ale nie wiesz dokąd. Plan daje Ci:

• Kierunek - wiesz, do czego dążysz
• Motywację - widzisz postępy, nawet jak są małe
• Kontrolę - łatwiej zauważysz, gdy coś idzie nie tak
• Spokój - mniej się stresujesz, bo wiesz, co robić

Widzisz, to wszystko nauczyłem się na własnej skórze. Gdy zaczynałem swoją firmę w Szwecji, myślałem, że wystarczy harować jak wół i jakoś to będzie. Ale szybko się przekonałem, że bez planu i elastycznego podejścia, to się tylko człowiek frustruje i traci kasę.

Bądź elastyczny, ale planuj

Więc tak, planuj. Ale planuj mądrze. Bądź elastyczny. Pamiętaj, że plan to narzędzie, które ma Ci służyć, a nie Cię ograniczać.

I najważniejsze - nie załamuj się, jak coś nie idzie po Twojej myśli. Bo w budowlance jedyne, czego możesz być pewien, to to, że coś pójdzie nie tak. Ale z dobrym planem i elastycznym podejściem dasz radę wszystkiemu.

Właściwie do napisania tego maila zmotywowały mnie ostatnie wydarzenia w moim życiu. Wyjechałem do Polski. Miałem tworzyć masę treści na kanał YouTube i na newsletter, ale życie szybko zweryfikowało moje plany. Pierwszy zonk - syn rozbił na schodach mój telefon i nie mogłem się nawet zalogować na pocztę, bo Google wymyślił sobie oczywiście, że warto mnie teraz zweryfikować - naciśnij “Tak” na telefonie… Gdyby to było takie proste…

Kolejne zonki to po prostu dramy jakie się wydarzają, gdy po wielu miesiącach, czy latach odwiedzamy Polskę, rodzinę, itd.

Ilość rzeczy która na mnie spadła była nieco przytłaczająca. Do tego brak swojego miejsca i ciągłe przenoszenie się z 3 dzieci z miejsca na miejsce i z planów pozostały zgliszcza.

Mimo tego wiem do czego mam wracać. Jestem tu. Udało się napisać. Dlatego - planuj, ale bądź gotowy na wszystko. Bo w tym szaleństwie jest metoda. I to właśnie ona odróżnia profesjonalistę od amatora.

Pozdrawiam,

Piotr Pawlak - Budowalka

PS: A Ty jak sobie radzisz z nieprzewidywalnością w swojej firmie? Masz jakieś sprawdzone metody? Odpisz na tego maila, bo jestem cholernie ciekawy!