Dowiedz się, jak efektywnie zarządzać projektami w firmie remontowej, od planowania po rozliczenie, aby zwiększyć zyski, zadowolenie klientów i poprawić komfort pracy.
Cześć, tu Piotrek z Budowalki! Dziś pogadamy o czymś, co może całkowicie odmienić sposób, w jaki prowadzisz swoją firmę remontową - o skutecznym zarządzaniu projektami. Wiem, że dla wielu z Was to może brzmieć jak korporacyjna nowomowa, ale uwierzcie mi - dobre zarządzanie projektem to klucz do zadowolonych klientów, większych zysków i… spokojniejszego snu.
Zacznijmy od fundamentów. Dobry plan to nie tylko połowa sukcesu, to fundament całego projektu. Oto co musisz zrobić:
Zdefiniuj zakres prac - To więcej niż lista zadań. To dokładny opis tego, co ma być zrobione, z jakimi materiałami, w jakim standardzie. Pamiętaj o szczegółach - czy klient chce konkretny rodzaj farby? Czy listwy mają być w określonym kolorze? Im więcej detali, tym mniej nieporozumień później.
Stwórz harmonogram - To Twoja mapa drogowa. Rozpisz, co będzie robione i kiedy. Uwzględnij czas na dostawy materiałów, czas schnięcia tynków czy farb. Pamiętaj o “buforze bezpieczeństwa” - zawsze dodaj 10-15% do szacowanego czasu. Lepiej skończyć wcześniej niż się spóźnić.
Opracuj budżet - To nie tylko materiały i robocizna. Uwzględnij koszty transportu, wynajmu sprzętu, nawet drobne wydatki jak kawa dla ekipy. Pamiętaj o rezerwie budżetowej - zwykle około 10% całości na nieprzewidziane wydatki.
Pomyśl o ryzykach - Co może pójść nie tak? Może dostawca zawiedzie? Może pogoda pokrzyżuje plany? Dla każdego ryzyka przygotuj plan B. To może być alternatywny dostawca czy tymczasowe zabezpieczenie przed deszczem.
Masz plan, teraz czas go realizować i pilnować. Oto jak to robić efektywnie:
Regularnie sprawdzaj postępy - Codziennie porównuj, gdzie jesteś z tym, gdzie powinieneś być według planu. Możesz używać prostej tabeli w Excelu lub nawet kartki papieru przypiętej do ściany. Ważne, żeby było to widoczne dla całego zespołu.
Używaj narzędzi - Wykres Gantta to nie rocket science. To po prostu wykres słupkowy pokazujący, co kiedy powinno być zrobione. Możesz go zrobić w Excelu, ale są też darmowe narzędzia online jak GanttProject. Wizualizacja harmonogramu pomaga całemu zespołowi zrozumieć, na jakim etapie jesteście.
Pilnuj wydatków - na przykład w Bazie Dowodzenia - czyli moim autorskim systemie do zarządzania firmą remontową utwórz dany projekt. Wszystkie wydatki i wpływy powinny być powiązane z tym projektem, tak byś dokładnie wiedział i kontrolował finanse projektu.
Reaguj szybko - Jeśli widzisz, że coś idzie nie tak, działaj od razu. Opóźnienie o dzień może się przerodzić w tydzień, a przekroczenie budżetu o 100 zł może urosnąć do 1000 zł. Lepiej zatrzymać prace na godzinę i zrobić naradę zespołu, niż pozwolić problemowi narastać.
Podwykonawcy to często źródło bólu głowy, ale nie musi tak być. Oto moje sprawdzone metody:
Wybieraj sprawdzonych - Tani podwykonawca często okazuje się drogi w skutkach. Stwórz listę sprawdzonych podwykonawców i dbaj o te relacje. Lepiej zapłacić trochę więcej, ale mieć pewność, że robota będzie zrobiona dobrze i na czas.
Jasno określ zakresy odpowiedzialności - Przygotuj pisemne umowy z podwykonawcami. Określ dokładnie, co mają zrobić, w jakim terminie i za jaką kwotę. Uwzględnij kary za opóźnienia i premie za wcześniejsze ukończenie prac.
Rób regularne spotkania - Krótkie, ale częste. Wystarczy 15 minut dziennie. Możesz to robić nawet przez telefon. Chodzi o to, by wszyscy byli na bieżąco z postępem prac i ewentualnymi problemami.
Kontroluj jakość - Sprawdzaj pracę podwykonawców na bieżąco. Nie czekaj do końca ich pracy. Jeśli zauważysz problem, reaguj natychmiast. Pamiętaj - to Ty odpowiadasz przed klientem za całość prac.
Klient to nie wróg, to Twój partner. Traktuj go jak VIP-a:
Ustal plan komunikacji - Na początku projektu uzgodnij z klientem, jak często i w jakiej formie chce otrzymywać aktualizacje. Może to być cotygodniowy telefon, mail z aktualizacją czy nawet krótki filmik z postępu prac.
Informuj o postępach - Nawet jeśli nic wielkiego się nie dzieje, daj znać, że wszystko idzie zgodnie z planem. Klienci cenią sobie regularny kontakt, nawet jeśli to tylko krótka wiadomość “Wszystko idzie zgodnie z planem”.
Bądź dostępny - Odpowiadaj na pytania klienta szybko. Nawet jeśli odpowiedź brzmi “Sprawdzę i oddzwonię”. Ustal godziny, w których klient może się z Tobą kontaktować, ale bądź elastyczny w nagłych przypadkach.
Dokumentuj ustalenia - Po każdej rozmowie wyślij maila podsumowującego, co zostało ustalone. To pomoże uniknąć nieporozumień w przyszłości. Przechowuj te maile - mogą się przydać w razie sporów.
Finisz jest równie ważny jak start. Oto jak go dobrze rozegrać:
Przygotuj listę kontrolną - Spisz wszystko, co trzeba sprawdzić przed oddaniem projektu. Włącz w to nie tylko aspekty wizualne, ale też techniczne - czy wszystkie instalacje działają, czy nie ma przecieków, czy farba równomiernie pokrywa ściany.
Zrób przegląd z klientem - Przejdź się z klientem po całym remoncie. Pokaż mu, co zostało zrobione. Bądź otwarty na uwagi - lepiej poprawić drobne rzeczy teraz niż mieć niezadowolonego klienta później.
Przekaż dokumenty - Przygotuj teczkę z wszystkimi dokumentami - gwarancjami, instrukcjami, certyfikatami. Dodaj do tego listę kontaktów do siebie i kluczowych podwykonawców na wypadek, gdyby klient potrzebował pomocy w przyszłości (tu zależnie od swoich preferencji).
Uzyskaj formalne potwierdzenie - Przygotuj protokół odbioru. Niech będzie szczegółowy - wymień w nim wszystkie wykonane prace. Poproś klienta o dokładne sprawdzenie i podpisanie.
Rozlicz projekt - Sprawdź, czy wszystkie faktury są zapłacone, a wszystkie koszty pokryte. Zrób podsumowanie finansowe projektu - to pomoże Ci w planowaniu przyszłych projektów.
Na koniec, kilka rzeczy, które mogą Ci pomóc:
Używaj oprogramowania - Narzędzia takie jak Trello czy Asana są darmowe i łatwe w obsłudze. Możesz w nich planować zadania, przypisywać je członkom zespołu i śledzić postępy. To jak tablica z karteczkami, tylko że cyfrowa i dostępna dla wszystkich w zespole.
Rób spotkania zespołu - Krótkie, codzienne odprawy mogą zdziałać cuda. 15 minut rano, gdzie każdy mówi co zrobił wczoraj, co planuje dziś i czy ma jakieś problemy. To pomaga wszystkim być na bieżąco i szybko rozwiązywać problemy.
Bądź elastyczny - W remontach zawsze coś idzie nie tak. Może okazać się, że ściana, którą mieliście malować, wymaga najpierw gruntownego remontu. Bądź przygotowany na zmiany w planie i budżecie.
Dbaj o atmosferę - Zadowolony zespół to wydajny zespół. Doceniaj dobrą pracę, rozwiązuj konflikty na bieżąco. Czasem pizza dla ekipy po ciężkim dniu może zdziałać cuda dla morale.
Ucz się na błędach - Po każdym projekcie zrób podsumowanie. Co poszło dobrze? Co można było zrobić lepiej? Zapisuj te wnioski i korzystaj z nich przy kolejnych projektach.
Pamiętaj, że dobre zarządzanie projektem to sztuka, której trzeba się nauczyć. Nie zniechęcaj się, jeśli na początku będzie trudno. Z każdym projektem będzie Ci łatwiej, a efekty Twojej pracy będą coraz lepsze.
Trzymaj się i do usłyszenia!
Piotrek
PS: A Ty jak zarządzasz swoimi projektami? Masz jakieś sprawdzone metody, którymi chciałbyś się podzielić? A może masz pytania dotyczące zarządzania projektami? Daj znać w odpowiedzi na tego maila - chętnie pomogę i podyskutuję!