Automatyzacja firmy hydraulicznej

30 zleceń rocznie, straconych

Bartek prowadzi firmę hydrauliczną. W ciągu roku stracił 30 zleceń. Nie dlatego że źle wycenił. Nie dlatego że klient wybrał kogoś lepszego.

Dlatego że nie oddzwonił na czas.

30 zleceń x średnio 15-20 tysięcy = 450-600 tysięcy złotych utraconych przychodów. W jednym roku. Bo nie miał systemu, miał głowę. A głowa pracuje 14 godzin dziennie i nie nadąża.

To nie jest wyjątek. To standard w firmach hydraulicznych. Rozmawiam z właścicielami takich firm regularnie. Schemat się powtarza: robota jest, zapytań jest więcej niż mocy przerobowej, ale połowa z nich ginie między budową a wieczornym zmęczeniem. Klient nie czeka tydzień na telefon, dzwoni do następnego hydraulika z listy.

Liczby z branży hydraulicznej

Zanim przejdziemy dalej, kilka liczb. To nie są dane z internetu, to jest to co widzę u firm z którymi pracuję:

• Typowy obrót firmy 3-6 osobowej: 500 000 - 1 500 000 zł rocznie
• Marża netto: większość myśli że ma 15-20%. Realnie po policzeniu wszystkiego: 8-12%
• Średnia wartość zlecenia: łazienka 12 000 - 25 000 zł, kompletna instalacja domu 30 000 - 60 000 zł
• Stracone leady rocznie: 20-40 zapytań na które nikt nie odpowiedział na czas
• Konwersja ofert: bez profesjonalnej wyceny 20-30%. Z kalkulacją i rozbiciem na pozycje: 50-65%
• Czas na wycenę: 1-3 godziny (wieczorem, po 10-14 godzinach na budowie)
• Czas właściciela na administrację: 3-5 godzin dziennie (faktury, wyceny, odpowiadanie na wiadomości)
• Udział materiałów w zleceniu: 40-55% wartości (rury, armatura, kotły, pompy, grzejniki)

Te liczby nie muszą być dokładnie Twoje. Ale jeśli choć 2-3 z nich brzmią znajomo, czytaj dalej.

Trzy problemy i jak je rozwiązuję

1. Gubisz leady bo żyjesz na budowie

Bartek pracuje 14-15 godzin dziennie. 10 godzin fizycznie na budowie: instalacje, podłączenia, spawanie. Potem 4-5 godzin wieczorem: wyceny, faktury, odpowiadanie na wiadomości.

Klient dzwoni o 11:00, Bartek jest pod podłogą z lutownicą. Zapisuje numer na ręce. O 21:00, po 14 godzinach pracy, nie pamięta kto dzwonił ani po co. Następnego dnia nowa budowa, nowe telefony. Po tygodniu klient dawno wybrał kogoś innego.

I to jest podwójny cios. Nie tylko tracisz przychód z tego zlecenia. Tracisz też klienta na lata, bo hydraulik to branża z poleceniami. Jeden zadowolony klient poleca Cię sąsiadowi, znajomemu z pracy, rodzinie. Jeden klient do którego nie oddzwoniłeś opowiada o tym trzem osobom. I te trzy osoby nigdy do Ciebie nie zadzwonią.

Bartek policzył to ze mną. 30 straconych zleceń rocznie, ale każde zlecenie to potencjalnie 2-3 polecenia w ciągu następnych 2 lat. Realny koszt to nie 450-600 tysięcy. To milion, półtora miliona w perspektywie 3 lat. Od nieodebranych telefonów.

Buduję system który pamięta za Ciebie. Każde zapytanie trafia do jednego miejsca automatycznie, nieważne czy przyszło telefonem, mailem czy przez formularz na stronie. System kwalifikuje: nowa instalacja, wymiana, awaria. Ustawia priorytet. Przypomina o follow-upie. Nie musisz pamiętać, system pamięta. Klient dostaje automatyczną odpowiedź w ciągu minuty, że jego zapytanie jest zarejestrowane i odezwiesz się w ciągu 24 godzin. Profesjonalnie, bez wysiłku z Twojej strony.

2. Excel się sypie, admin zjada wieczory

Bartek ma 15 pozycji w Excelu. Projekty, materiały, rozliczenia z ekipą. Formuły się sypią. Przypadkowo nadpisze komórkę i cały arkusz do wyrzucenia.

Wieczorami siedzi nad papierami zamiast z rodziną. Kupił kurs ofertowania, kolejny PDF. Nie rozwiązał problemu. Bo problem nie jest w braku wiedzy. Problem jest w braku czasu i gotowego narzędzia.

4-5 godzin dziennie na administrację to 25-30 godzin tygodniowo. Połowa to rzeczy które mogą robić się automatycznie: przypisanie faktury do projektu, sprawdzenie kto zapłacił, przypomnienie o zaległej płatności, policzenie marży. Bartek robi to ręcznie, wieczorem, zmęczony po 10 godzinach fizycznej pracy. I popełnia błędy. Nie dlatego że nie umie, dlatego że jest zmęczony.

W zeszłym roku zapomniał wystawić fakturę za instalację w domu jednorodzinnym. Odkrył to po 3 miesiącach. Klient zapłacił zaliczkę, Bartek zrobił robotę, ale końcowej faktury nie wystawił i nie dostał reszty. 18 tysięcy złotych, o których zapomniał, bo faktura nie wygenerowała się sama, a on wieczorem miał głowę w następnym projekcie.

Tworzę system w którym robisz zdjęcie faktury, system ją czyta i przypisuje do projektu. Kto zapłacił, kto nie, jaki cashflow. Co tydzień dostajesz 5 najważniejszych liczb: obrót, marża, zaległe płatności, nadchodzące zobowiązania, stracone leady. Zamiast 4 godzin Excela wieczorem, 30 minut przeglądu w telefonie. System pilnuje terminów, nie Ty.

3. Nie wiesz ile kosztuje Twoja godzina na budowie

Bartek bierze 150 zł za punkt hydrauliczny. Skąd ta cena? “Bo tyle się bierze.” Ale nigdy nie policzył wstecz: ile faktycznie kosztowała ostatnia łazienka w roboczogodzinach, materiałach i dojazdach. Pracuje 14 godzin dziennie za stawkę opartą na przeczuciu.

Problem w tym, że stawka “bo tyle się bierze” nie uwzględnia Twoich realnych kosztów. ZUS, leasing busa, paliwo, ubezpieczenie OC, narzędzia, amortyzacja sprzętu. Bartek wycenia punkt na 150 zł, ale po policzeniu kosztów firmy jego realna marża na punkcie to 40-50 zł. Przy łazience na 30 punktów to 1 200 - 1 500 zł marży. Na tydzień pracy. Mniej niż jego pracownicy zarabiają netto.

A kiedy klient pyta o kompletną instalację domu, Bartek mnoży liczbę punktów razy stawkę i dodaje materiał. Nie liczy roboczogodzin na dojazdy, nie liczy czasu na zakupy materiałów w hurtowni (2-3 godziny na każdy projekt), nie liczy czasu na wycenę i nadzór. To są realne koszty, które zjadają marżę.

Buduję system który mierzy czas pracy per pracownik, per projekt. Widzisz ile godzin faktycznie poświęcono na projekt vs. ile za niego zapłacono. Po 5-10 projektach masz dane: łazienki zarabiają 11%, kompletne instalacje domu 7%, wymiany kotłów 15%. I wiesz które zlecenia warto brać, a które tylko wyglądają na opłacalne.

Jak wygląda dzień po wdrożeniu

Poniedziałek, 6:30 rano. Bartek sprawdza telefon. Podsumowanie weekendu: 2 nowe zapytania (instalacja w domu jednorodzinnym i wymiana kotła), 1 zgłoszenie awaryjne z soboty (cieknący zawór, system zakwalifikował jako niepilne). Obrót tygodnia, marża, kto nie zapłacił.

7:00, jedzie na budowę. Instalacja w domu na Klonowej, trzeci dzień. Pracownicy wiedzą co robić, plan w systemie.

O 11:00 dzwoni klient z zapytaniem o łazienkę. Bartek jest pod podłogą. System łapie zapytanie, wysyła klientowi automatyczną wiadomość: “Dzięki za kontakt. Bartek odezwie się do końca dnia.” Zapytanie ląduje w kolejce z kategorią “nowa instalacja, łazienka.”

O 12:30 Bartek kupuje armaturę w hurtowni. Zdjęcie faktury telefonem, system przypisuje do projektu “dom Klonowa”, aktualizuje koszty materiałowe.

Wieczorem, 19:00. Bartek otwiera system na 25 minut. Widzi posortowane zapytania: łazienka z rana, instalacja domu z weekendu, wymiana kotła. Łazienka wygląda ciekawie, oddzwania do klienta. Umawia się na oględziny. Zapytanie o dom kieruje na jutro. Wymiana kotła, szybka wycena z szablonu, wysyła ofertę PDF od razu.

W piątek sprawdza tygodniowe podsumowanie. Dom na Klonowej: marża 9.3%, zgodnie z planem. Łazienka z zeszłego tygodnia: koszty materiałowe wyższe niż wycena, marża 5.1%. Wiadomo że przy następnej wycenie trzeba skorygować pozycję “armatura” o 15%.

Sobota, 8:00 rano. System odebrał w nocy zgłoszenie awaryjne: zalana łazienka, adres, zdjęcia, opis. Zakwalifikował jako pilne. Bartek dzwoni do klienta, jest na miejscu o 9:00. Profesjonalnie, bez 8 nieodebranych połączeń o 2 w nocy.

Co się zmienia?

Następny krok

Umów 30 minut rozmowy. Opowiesz mi o swojej firmie, ja powiem Ci co mogę zrobić. Bez zobowiązań, bez sprzedaży na siłę.